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國家會議中心圓滿完成中非合作論壇北京峰會服務保障任務 北辰會展再展“北京服務”風采

發布時間:2018-09-11 作者: 瀏覽量:

  9月3日至4日,2018年中非合作論壇北京峰會在北京成功舉辦。3日上午,峰會首場活動———中非領導人與工商界代表高層對話會暨第六屆中非企業家大會在北辰會展旗下國家會議中心舉行。


? ? 作為峰會重要配套活動和開場活動會場,國家會議中心繼服務保障2014APEC領導人會議周、“一帶一路”國際合作高峰論壇后再次主場作戰,以“標準+”助力我國今年舉辦的規模最大、外國領導人出席最多的主場外交活動,以高規格、高品質、高標準的服務贏得來賓的贊許,再次向世界展示了“北京服務”“北辰標準”風采。
  隨著峰會活動圓滿閉幕,國家會議中心以專業服務贏得了中籌委、外交部和北京市有關領導等多方高度評價。北京市委書記蔡奇同志在講話中說:“在國家會議中心舉辦的中非領導人與工商界代表高層對話會暨第六屆中非企業家大會圓滿成功,得到了中外領導人的高度肯定!”外交部有關領導感慨道:“我的同事對國家會議中心團隊贊賞有加!”北京市主管副市長形容會議接待如“行云流水”。
“空杯心態” “北辰標準”再升級
  本屆大會呈現三大特點:一是會議規格高,中國國家主席習近平出席開幕式并發表重要講話,30多個非洲國家的領導人出席;二是參與國別多,與會的外方工商界代表來自53個非洲國家,覆蓋了中非合作論壇所有非方成員國,也覆蓋了所有中國已建交的非洲國家;三是企業代表性強,與會企業涉及能源、金融、醫藥等眾多行業。
  大會保障任務涉及會議、餐飲接待方方面面。國家會議中心為大會提供開幕式等會務服務以及為參會代表提供茶歇、午宴,同時為大會保障工作人員提供工作場所和住宿、餐飲等服務。

  盡管服務接待重大活動經驗豐富,國家會議中心服務保障團隊仍以國企的使命感和責任感,保持空杯心態,以“零經驗、第一次”的態度投入到峰會的服務接待中。按照“安全運行萬無一失,接待服務滴水不漏,力爭增光添彩”的總目標,嚴陣以待,構建最安全的會議場館,為大會提供最好的服務。?


  為更好地服務峰會,國家會議中心將原有的標準進行再升級,力求把每一個標準發揮到極致。首先,成立了以總經理魏明乾為組長,各主管領導為副組長的領導小組和以有關部室負責人為組長的16個專項工作小組,規范完善管理制度,確定保駕及相關工作方案,梳理各項重點工作,系統制定了“兩案兩圖”(兩案主要是指接待方案和應急預案,兩圖是指點位圖和聯絡圖);其次,各組分別制定方案、倒排計劃、培訓、技能比賽、排查演練、專題討論;再次,在部室層面制定工作方案、做到專人專責總體對接,簽訂保障責任書,開展內部專題會和培訓等。此外,安保部將以往大型活動接待經驗進行總結,在原有安保標準基礎上增加了新的標準,為以后接待重大國家級活動提供標準依據。國家會議中心先后進行了3次全要素演練,完整呈現中非論壇會場、服務、餐飲等方方面面,政府有關領導、集團領導親臨會場,實地勘察,親自體驗,檢驗標準。
  在會前備戰階段,國家會議中心按照集團黨委書記、董事長賀江川提出的“嚴之又嚴、慎之又慎、細之又細、實之又實”的工作要求,制定了“將服務細節做實,讓服務質量做加法”的工作思路,不懈努力細化任務,緊抓落實,讓北辰服務在淬煉中呈現完美本色。
  為了完美呈現出能體現中國服務、北辰標準和非洲文化特色的服務流程,籌備期間,賀江川、李偉東、劉鐵林、孫東樊等公司領導多次深入一線,對會場、服務、餐飲、安保等工作實地踏勘,親自檢查每一項活動、每一道流程、每一個細節的籌備落實情況。?
精益求精 會議呈現最佳服務
  國家會議中心四層大會堂A廳是舉辦開幕式的專用場地,出席人數近1200人,包括國內外嘉賓和媒體記者。按照組委會要求,場地的桌型設計為“沙發+課桌+劇院式”復合型。出席大會的36位貴賓在第一排就座,相應擺放了36個座位和茶幾。為保證貴賓視覺效果、舒適程度達到最佳,工作人員經過反復調試,將沙發和茶幾的間距設為1.5厘米,與舞臺距離約為6米。

  同時,為預防參會貴賓人數出現臨時增減,服務人員提前將沙發、茶幾的位置在地面做好定位,出現變動即刻調整,不再需要吊線、量尺找齊,確保在最短時間內完成會場調整。


  開幕式當天,由于入場時間較早,考慮到很多代表從駐地趕到會場可能來不及吃早餐,國家會議中心當天在場館內設置了三處茶歇區,供代表隨時取用茶點。為了方便客人取餐及食用,全部茶點做到“一口吃”,讓參會代表倍感貼心,獲得了代表們的一致稱贊。
  會場環境關乎與會人員的參會感受。國家會議中心還對會場濕度、溫度進行實時監控,每小時監測一次,至會前累計監測345小時,確保會場保持濕度45%、恒溫25度,給參會嘉賓提供舒服的溫度和會場環境。
精雕細琢 服務細節“分毫不差”
  作為行業標準的構建者和先行者,峰會期間,國家會議中心通過規范化的管理制度、統一的技術標準,向客人提供可追溯、可檢驗的標準化服務。
  籌備期間,企業相關部門根據服務點位,對工作人員進行了專門的培訓,涉及中非論壇背景知識普及、禮儀、消防、急救等專項培訓,提升服務軟實力。經過專項培訓,服務人員可以做到與服務標準分毫不差。技能比賽更是成為標準提升、檢驗培訓成果的比武場。峰會上備受歡迎的“夢幻芒果蛋糕”“巖米鮮果布丁”等茶歇小吃,正是通過比賽脫穎而出。

  宴會服務方面,企業針對高級別會議的服務對象制訂“標準化”接待方案,站在客人的角度親身體驗椅子舒適度、杯子角度等。不僅如此,為給客人帶來更好的會議體驗,方便客人以最舒適的角度及方式拿起茶杯,服務團隊特制定茶杯把與客人成45度角,在標準化服務的同時又不失貼心巧思。細節還體現在會場的每個角落———桌上用具擺放得橫平豎直,臺裙沒有一絲褶皺、臺布沒有折痕……這些無一不體現出細致的工作作風。


  安全保障方面,積極做好安全培訓演練工作,提高全員安全意識;從細節入手認真開展隱患排查工作,確保工作萬無一失;堅持每日巡查制度,對樓體進行安全及消防檢查共計3800余處次,對發現的問題立即整改,整改完成率100%。安保部還與地區消防支隊聯合開展專項檢查,每日不間斷進行巡查;為保障道路交通通行順暢,加強了周邊道路環境疏導。大會期間,國家會議中心的餐飲器具快檢合格通關率達100%。
  設施設備改造升級、維護保養和安全隱患排查方面,投入300余人組成的工程保障隊伍對硬件設施保駕護航;工程部除了對會議區、展覽區的所有設備設施進行上萬次的檢測與維護之外,還用一個多月時間完成了3部電梯的更換工程,對每部電梯進行了20990次復合測試;對所有電梯進行日常保養783臺次,巡視檢查9744次。此外,為保證大會環境整潔,物業服務部對建筑物外墻進行了高空清洗,對地面進行結晶、翻新,共實施保潔面積44萬平方米。
  標準化的流程和周密細致的工作,保障了大會期間安全運行零失誤。
主題餐飲 飲食融入“中非元素”
  本次峰會參與國家多,人數多,賓客們的飲食習慣和口味皆不相同。國家會議中心廚師團隊對峰會的餐飲設計工作反復鉆研、不斷改進。從甄選食材、技能培訓的基礎工作,再到諸如擺臺制作、菜品研發的提升創新,師傅們發揮“工匠精神”,為與會代表及工作人員提供最佳的餐飲體驗。
  “主題化餐飲”作為國家會議中心的一大創新,再次創造熱點和亮點。國家會議中心結合中非論壇主題、LOGO,用面塑、糖藝、果蔬雕等工藝設計了多組特色擺臺,演繹了博大精深的中華文明、中國特色,展現了非洲國家風土人情、文化內涵。

  餐臺前的糖藝作品“情長萬里”“雀羽金花”、糖藝面塑組合“首府迎賓”等讓人流連忘返,這些作品歷時兩個多月完成,用糖量高達1000斤。“雀羽金花”約3000片孔雀羽毛都是逐一手工制作,且每片羽毛的大小與形狀皆不相同;午宴現場還擺放著“祥云瑞彩慶中非”為主題的大型糖面裝飾,配合旋轉臺平穩勻速旋轉,論壇LOGO在五彩祥云的襯托下,寓意祝福論壇圓滿、順利;巧克力制品“萬水千山”“節節高”,寓意偉大的中非友誼永存,合作共贏。


  考慮到嘉賓的宗教禁忌、飲食習慣和口味的不同,廚師團隊從菜品的加工方法到制作與調味全部經過了精心設計與精確計算,既能體現中華民族的飲食文化,又迎合賓客們不同的口味,讓每位代表都可以品嘗到適合自己口味的菜品且體會到中華博大精深的飲食文化。會議期間,中華傳統菜品———貴妃雞、魚香蝦球、風味烤羊排特別受參會代表歡迎。在食材方面,此次代表招待會自助餐全部使用深海魚,所有原材料無骨。為避免客人對食物過敏,所有的食物標簽都有中、英、法文對照,還把配料和輔料都標記出來。
  為了讓賓客吃出新穎、吃出新意、吃出與眾不同,廚師團隊還對艾窩窩、驢打滾、糖耳朵、薩其馬、白斬雞、茴香豆等多款中華著名小吃追根溯源,通過不斷優化提升,將其做精、做細,讓這些尋常小吃登上了“大雅之堂”。?
追求卓越? 1200人自助餐15分鐘轉場
  作為“北京服務”的代表,國家會議中心一直用心為客戶提供至臻至善的服務,創新永無止境,服務追求卓越。
  大宴會廳1200人的午餐自助是此次餐飲服務的重點和難點。從大會堂開幕式結束到大宴會廳的轉場僅有15分鐘,時間緊,任務重,轉場人流分散,如何以最快的時間合理有序地進行人員分流、指引是場館面臨的一大挑戰。

  為了轉場萬無一失,相關服務人員反復演練,不斷優化路線,不僅在關鍵位置設置指引牌,并配備了專門工作人員和志愿者為嘉賓指引路線、維護秩序。在大宴會廳1200人的集中用餐現場,由于設置了12條餐飲分流線路,指引客人多點用餐,確保現場井然有序。


  在四層大會堂迎賓區,國家會議中心用參會各國國花擺放出握手花籃,象征中非友誼心手相牽,祝愿中非互利共贏、共同發展。同時,堅持節儉、綠色辦會原則,國家會議中心為此次會務工作人員提供小瓶可簽名的瓶裝水,既節水又有新意;在午宴現場、大會堂VIP等候區,國家會議中心精心設計非洲動物等元素的餐紙盒,讓參會的非洲代表備感親切。值得一提的是,這些餐紙盒原本是最普通的餐紙盒,國家會議中心工作人員給其設計了“外衣”,手工貼在了盒子外面,既節儉又有心意。
國企擔當 黨建為重大活動保駕護航
  此次峰會籌備保障期間,國家會議中心的黨員隊伍敢于擔當、沖鋒在前,再次展現出黨組織戰斗堡壘作用、黨員先鋒模范作用、團員生力軍和突擊隊作用。
  籌備期間,國家會議中心黨委制定了詳細的保障工作方案,并向全體黨團員發出了倡議書,企業300多名黨團員全部投身到服務保障任務中。其中,共有156人次黨團員、積極分子等在完成本職工作前提下,還參與了1644小時的支援保障任務,工作時間最早從凌晨四點開始直至任務結束。他們有的到廚房洗菜,有的到宴會盯餐,有的往餐廳運餐,哪里有需要,他們就出現在哪里。黨團員們積極響應號召,沖鋒在前,發揮示范表率作用,帶動全體員工圓滿完成了大會的服務保障任務。
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